摘要：本文首先介绍了新闻电子照片档案的内涵，接下来详细分析了新闻单位电子照片档案管理要求措施，以期能够为新闻单位的电子图片管理提供参考。
关键字：新闻单位，电子图片，内涵，档案管理要求
新闻单位电子照片类档案作为是新闻档案管理的一项非常重要的组成部分,它能够比较直观形象得折射了在全国各行各业的不同时期的革命与建设的面貌,是以后能够进行工作查考以及历史研究的一项非常重要依据,照片类档案的形象性和历史性,它具备一般性文字档案无法代替的显著特点。伴随着我国高新技术的不断普及,大众已经开始采用数码相机来进行拍摄事物,用传统相机所拍摄的纸质照片也借助扫描仪转化成为了数字化的照片。传统性质照片档案的有关管理方法已经远远不能够适应现代社会发展的不断需求,采用电子照片的档案管理手段方法已经显得非常迫切。笔者在多年实际的工作当中对于新闻单位电子照片类档案管理总结出了自己的某些理解:
1新闻电子照片档案的内涵
档案指的是人们在各种社会活动过程中的直接性质的记录。新闻单位在各种实际工作当中会形成非常多的电子照片,有的是在宣传工作的活动过程当中所逐渐形成的,但也有的很多档案纯粹是在日常生活以及娱乐过程中所形成的,它们对于工作记录的作用会很小,相应的它的保存价值也会很小。所以,对于数码照片类档案资料的归档管理,我们的管理工作人员首先要确认的是它的记录本质属性,然后要鉴别出它的实际保存价值,才能够决定出它是否能够转化成为电子照片类档案。只有那些具备记录属性与保存价值的并且符合相关要求的归档所进行保存之后的数码照片才能够成为是电子照片类档案。新闻单位电子照片类档案是新闻单位所拍摄到的党和国家很多领导人以及各级党政机关的主要领导人的很多重要的活动与各种重要的会议相关的照片;拍摄到的能够反映出我国工业、农业、国防以及科技等等各行各业的改革与生产建设的主要面貌与各界知名的人士以及很多英雄模范人物的重要活动的相关照片;拍摄的主要是外国的首脑、驻华的使节以及国外代表团的负责人在来华之后的重要活动的相关照片和本单位在实际宣传报道的工作当中所形成的其它各类具有很重要保存价值的种种照片,按照档案的要求进行归档之后,这就成为了我们所经常说到的新闻单位的电子照片类档案。
2新闻单位电子照片档案管理要求
对于电子照片的信息应该都视为是和电子文件的相关管理要求然后进行归档与保存。目前阶段各单位和各部门所保存数码照片的主要方式纵然大多情况都采用的是光盘的方式,把原始的照片图像各类信息、目录或者是说明信息进行有效的保存归档,但是除了图像信息之外的其他各类信息的保存得并不是很完整.比如图像背景信息等等,这就为日后进行数码照片的相关后续管理、使用以及有效利用带来了诸多问题。
2.1明确数码新闻照片的归档范围
对于数码新闻照片类档案资料的归档范围能够按照国家档案局《照片档案管理规范》的相关要求来进行归档, 大凡是能够反映出本单位的工作活动、具有非常重要查考利用价值的各类数码照片都应该属于进行归档的范围。本单位的记者所拍摄到的党与国家领导人以及各级党政机关的主要领导人的各类重要活动以及各种重要会议用过的数码新闻照片类档案资料,能够折射出工业、农业、国防与科技等等各行各业的改革与生产建设的主要面貌与各界的知名人士与很多英雄模范人物的重要活动的各类数码新闻照片资料, 外国首脑、驻华使节以及国外代表团的负责人在来华之后的各类重要活动的相关数码新闻照片资料,本单位的记者在大力宣传报道的工作过程中所形成的其他各类具有非常重要保存价值的各类数码新闻照片资料, 应该作为是档案机构进行重点归档的主要对象。
2.2把好整理鉴别关
新闻单位档案相关工作人员在对于归档的数码照片实地进行整理之前,首先应该对于整项活动的所有照片进行合理的筛选,从而来决定出哪些资料需要进行归档。然后把需要进行有效归档的照片合理得转换成为既定格式的要求,在刻入只读光盘之后进行物理性的归档。对于每张照片都必须要按照相关的要求进行编有效的号和说明。在光盘当中应该刻制数码照片类图像文件、类目表文件、数码照片的目录文件以及说明性的文件。当中,说明性文件应该包含对于存储的数码照片所要反映出来的每项活动的具体概况和背景性的说明性文字,同时还要包括说明光盘的本身特征信息相关的文件。电子照片必须要和说明性文件一一得以进行对应,相互实现关联。在点击一项活动相关信息的同时,应该能够链接对应的此信息的相关电子照片与说明性文字的所有信息,这样进行处理的话能够方便我们的使用者在以后查询的过程当中充分得了解到电子照片的全部相关信息。
2.3把好安全保管关
新闻单位要能够配备好用于保存电子照片的相关库房,要具备专用的仪器设备以及必须具备的各类防护措施,要能够做到防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防高温以及防日晒等等。要始终保持库房的整齐与清洁。与此同时对于电子照片档案资料的管理还一定要能够确保安全。作为是新闻单位的电子照片档案资料,涉及到国家、集体、机构以及个人的政治、军事、经济、法律、科学技术、经营、财产等等非常广泛的内容,具有很大程度的保密性质。
2.4对已归档的数码新闻照片进行科学合理的管理和防护
首先, 新闻单位档案管理部门应该对于所收集到的数码新闻类照片进行科学性的分类。应该采用年度的基本分类法把各类数码新闻照片进行合理的分类, 并且把关系比较密切的各类数码新闻照片资料排列在一起。其次, 新闻单位档案管理部门应该对于所收集到的各类数码新闻照片资料要进行科学性的编目。编目的内容主要包括有数码新闻类照片光盘的主要封面、目录以及照片文件的基本目录。在每张光盘的包装盒之上要加贴各类数码新闻照片的光盘封面。
参考文献：
[1] 郭江伟.新闻档案管理的难点与对策[J].新西部 ,2009(2）.
[2]李玉梅.信息社会背景下的档案信息与新闻传播关系研究[J].科教文汇,2009,(18).
[3]张伯阳.新闻单位档案管理工作存在的问题和对策[J].陕西档案,2011,(6).