公司公文行文规定制度模版

 x xxxxxx 有限公司

 公文行文规范制度

 第一章

 总

 则

 第一条

 为规范 xxxxxx 有限公司公文格式,提高办文质量和效率,特制订本制度。

 第二条

  本制度适用于集团所属各部门、各公司,各部门、各公司须遵照执行。

 第二章

 公文格式

 第三条

 公文格式按照行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。

 第四条

 标准公文格式(附件1)

 标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体,颜色除特别标明外均采用黑色,行间距以固定值 26 磅为准。

 (一)公文眉首是指公文首页黑色横线及以上部分,包括发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的 1/4 到 1/3。

 1、发文单位标识一般使用发文单位名称 LOGO 或者发文单位全称(宋体、一号、加粗)居中排列。

 2、发文字号包括职能部门代字、文种、年份、序号,应置于发文单位标识之下、黑色横线之上,并居中排列。

 (1)

 “职能部门”按以下规定执行:

 ① 公司总部所属部门代字分别为:人力、战略、集团办、品策、财务、业务、运营、投融资;

 ② 以公司名义下发的文件应把“职能部门”改成“公司”代字,如淄博 xx 资产运营有限公司; (2)

 “文种”按以下规定执行:

 ① 命令(令)、报告、请示、函、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“告”、“请”、“函”、“纪”; ② 决定、决议在发文字号中的文种统一采用“决”; ③ 通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通”; ④ 批复在发文字号中的文种标识为“复”; ⑤ 制度在发文字号中的文种标识为“制”; 如“人力令[2011]1 号”、“人力告[2011]1 号”、“人力请[2011]1 号”、“人力函[2011]1 号”、“人力纪[2011]1 号”、“人力决[2011]1 号”、“人力通[2011]1 号”、“人力复[2011]1 号”、“人力制[2011]1 号”。

 (3)

 “发文序号”按部门以年为单位编号,如“[2010]1 号、[2011]1号” 3、发文字号与公文标题之间用黑色实线(粗细为 2.25 磅)相隔。

 (二)公文主体是指对黑色横线以下至主题词(不含)之间的各要素,由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、成文日期、印章等组成。

 1、公文标题:标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不用标点符号;标题应位于黑色横线下方空 1 行处用小二号宋体加粗书写,并居中排列。

 2、主送单位:主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。应在标题下空 1 行处,左侧顶格书写;主送单位名称后标全角冒号。

 3、公文正文在主送单位名称下1行处,每自然段前空格两个汉字。文中有结构层次的,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,

 第四层为“(1)”。字体要求:正文标题使用宋体二号字,加粗;正文一级标题使用黑体三号字;正文二级标题使用楷体三号字,加粗;正文三级标题使用仿宋三号字,加粗;正文字体仿宋三号字体。行距固定值 28 磅,正文段落首行缩进 2 字符,正文内容两端对齐,落款及日期右对齐。

 4、公文附件目录应附在正文下空 1 行处(发文单位前),左侧空 2格标识“附件”,后标全角冒号和名称,并注明附件顺序和名称。

 (1)附件名称后不加标点符号。

 (2)若有多个附件,则用阿拉伯数字依次标识。

 (3)附件应与主件一起装订,并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”,若有多个附件需标识序号。

 5、发文单位应在正文下空 3 行(至少空 1 行)靠右侧书写。

 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应尽量采取调整行距、字距等措施,务必使发文单位、印章与正文同处一页;不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。

 6、公文应当加盖印章。单一发文须加盖印章,用印应端正、清晰,上不压正文,下压发文单位和成文日期。

 (三)公文版记是指主题词及以下的各要素,包括主题词、呈报、抄送、印发单位、印发日期、共印份数等部分组成。

 1、公文应当在成文日期(或附注)下空1行顶格用四号黑体标注主题词。

 (1)主题词一般由 3 个词目组成,先标类别词,中间为关键词,最后标类属词:

 ① 类别词有人力、运营、投融资、财务、集团办等; ② 关键词可从公文标题中选取最关键的 1 个词目;

 ③ 类属词有命令(令)、决议、决定、通知、通报、制度、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

 (2)主题词的词目用四号仿宋体标注,各词目之间空1格。

 2、抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

 3、印发日期为拟制公文的时间。

 4、主题词、呈报、抄送、印发单位(印发日期)、共印份数之间用平行细实线(粗细为 0.75 磅)相隔。

 第五条

 简化公文格式(附件 2)

 简化公文格式一般保留标准公文格式中的眉首和公文主体部分,省略标准公文格式中的版记。

 第六条

 对外正式行文中一般采用标准公文格式,并可省略版记。

 第七条

  公司内部行文中,公文格式按照以下规定执行:

 (一)命令(令)、决议、决定、通报、制度的行文格式采用标准公文格式(附件 1); (二)通知、批复、意见、月报的行文格式可采用简化公文格式(附件 2); (三)报告、请示的行文格式采用报告公文格式(附件 3); (四)通知的行文格式按照以下要求执行:

 1、以公司名义下发(加盖公司印章)的通知,采用标准公文格式(附件 1); 2、以职能部门名义在本部门下发的通知,采用简化公文格式(附件2)。

 (五)会议纪要的行文格式按照以下要求执行:

 1、以公司名义下发的会议纪要,采用标准会议纪要格式(附件 4); 2、以职能部门名义下发的会议纪要,采用简化会议纪要格式(附件5)。

  第三章

 排版、印刷格式

 第八条 公文用纸一般采用 A4 型(210mm×297mm)。

 第九条

 公文在排版时,一般使用“普通”页边距设置:上 2.54cm、下 2.54cm、左 3.18cm、右 3.18cm,页眉 1.5cm、页脚 1.75cm。

 第十条

  插入页码:凡超过两页的公文,都需居中插入页码。页码的格式统一为“第几页/共几页”,字体为:宋体小五号字。

 第十一条

  公文应在左侧装订,保证不掉页。

 第四章

 附

 则

 第十二条 本制度由公司集团办公室负责解释和修订。

 第十三条 本制度自下发之日起执行。

 附件:1、标准公文格式

  2、简化公文格式

  3、报告公文格式

  4、标准会议格式

  5、简化会议格式 6、呈集团领导签批文件表 7、传真函格式 8、函(使用公司信签纸打印)

 9、公司制度文件格式

  xxxxxx 有限公司

  二〇二〇年二月十七日

 主题词:

 集团办 公文 制度 呈报:

 集团领导

 抄送:

 各公司行政人事部负责人 xxxxxx 有限公司

  2020 年 2 月 17 日

  (共印 1 份)

 附件 1

 标准公文格式 LOGO 公司名称

 (发文单位为公司LOGO名称,居中)

  公司代号(部门代号)X[2020]X 号(四号仿宋,居中)

 (黑色横线,粗细为 2.25 磅)(空 1 行)

 标

 题 (小二号宋体加粗,居中)

 (空 1 行)

 XXXX:(主送单位)

 XXXXXXXXXXXXXXXX。(公文均采用黑色四号仿宋体、固定值 26 磅)

 (空 1 行)

 附件:1、XXXXXX(段首空 2 格)

  2、XXXXXXXXX (空 3 行,至少空 1 行)

 x xxxxxx 有限公司(右空两格)

 二 〇 二 〇 年

 月

 日(空 1 行)

 主题词:(四号仿宋体,词目之间空 1 格)

 呈报:(自此以下均为四号仿宋体,段首空 1 格)

  抄送:

 XXXXXX 公司

 2011 年 X 月 X 日

 (共印 X 份)

 附件 2

 简化公文格式 LOGO 公司名称

  集团办 X[2011]X 号(可无)

 标

 题

 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

 附件:1、XXXXXX

  2、XXXXXXXXX

 XXXX 部门

  二〇二〇年 X 月 X 日

 附件 3

 报告公文格式 LOGO 公司名称

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

 附件:1、XXXXXX 2、XXXXXXXXX

  To 致:

 Date

 日期:

  年

 月

 日 CC 抄送:

 Pages 页数:

 From 由:

 核稿人:

 Re 有关:

  附件 4

 标准会议纪要格式

 LOGO 公司名称

  X XXXX 会 议 会议纪要

 会议主题:

  会议时间:

 会议主持:

  会议地点:

 出席人员:

 会议记录:

  编

 号:ⅹⅹ部门纪【20ⅹⅹ】ⅹ号

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

  xxxxxx 有限公司 二〇二〇年 X 月 X 日

 附件 5

 简化会议纪要格式 X XX X 部门会议纪要

 会议主题:

 会议时间:

 会议地点:

 会议主持:

 参会人员:

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

 (正文)

 XX 部门

 2020 年 X 月 X 日

 附件 6

 呈集团领导签批文件表 LOGO 公司名称

  呈集团领导签批文件表

  日期:

  年

 月

 日 呈:

 □ 总经理

 □ 副总经理 经 办 人

 经办部门

 部门负责人

 经办公司

 需

 签

 字

 事

 项

 部门负责人意见

  集 团 领 导 意 见

 注:正文附后

 页

 附件 7

 传真函格式 LOGO 公司名称

  地址:

 电话:

 传真:

 网址:

 邮编:

 (页眉)

 传真函

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

 发件人 Sender:

 至 To:

 联络电话 Tel No:

 收件人 Attn:

 传真号码 Fax No:

 总页数 Total No. of

 page:

 事由 Re:

 发出日期 Date:

 附件 8

 函

 (公司信签纸)

  关于 X XXXX 的 函

 集团办函[2020]X 号

 XXXXX:

 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

 xxxxxx 有限公司

 二〇二〇年 X 月 X 日

 附件 9

 公司制度文件 LOGO

 公司名称 编

 号:HTH-XZHY-02

 生效时间:2020-02-13 文件体系类别(例:管理类体系文件)

 标题

  正文 xxxxxxxxxxxxx