国有房地产公司公文处理办法模版

 公文处理办法

 一、总则

 (一)公司的公务文书(以下简称公文),是公司实施科学、规范管理,贯彻执行公司决策的重要工具;是公司对内、对外指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。

 (二)办公室是公司公文管理部门,负责指导公文承办、处理等工作。各部门指定专人负责本部门的签收、转呈、承(催)办等管理工作。

 (三)公文管理的原则是:及时、准确、完整、保密。

 二、公文种类

 公司常用公文主要为:通知、决定、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。

 (一)通知。适用于发布制度、规定;批转所属单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。

 (二)决定 。适用于重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。

 (三)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

 (四)报告。适用于向上级汇报工作,反映情况,答复询问。

 (五)请示。适用于向上级请示指示、批准。

 (六)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 (七)函 。适用于不相隶属单位之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

 (八)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 三、行文规则

 (一)向下级行文,应主报一个上级单位。如需报其他上级,可用“抄报”形式。

 (二)下级单位不越级行文请求问题,也不越级抄报。特殊情况必须越级行文,应抄报被越过上级。

 (三)“请示”应一文一事,只报一个主送单位。如需同时送其它单位,用抄报形式。

 (四)行文的基本要求:

 1、全面准确地反映客观情况,符合公司预定方针、政策。

 2、完整、准确地体现公司领导的决定、意图。

 四、公文处理

 (一)公文处理指公文的拟稿、接收、分送、办理、整理、归档、跟踪反馈等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 (二)公文处理坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

 (三)公司内部公文流转由办公室负责,按公司领导签批意见处理,跟踪落实结果。公司外送公文,由拟文部门负责跟踪落实结果。

 (四)公司外发文件,要报办公室审核及备案。

 五、公文格式

 公文一般由紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、附注、抄送单位等部分组成。

 (一)紧急公文应根据紧急程度,在公文首页顶格版心左上角标明“特急”、“急件”、“一般”。使用3号黑体字。

 (二)发文单位应写单位全称。加“文件”二字组成,使用红色宋体加粗(国标推荐使用小标宋体字),居中排布,其上边缘至版心上边缘为35mm。

 (三)发文字号:由发文单位代字、年份、发文顺序号组成,编排在发文单位标志下空二行位置。

 1、发文单位代字:由发文单位统一编制的规范化缩写组成,使用3号仿宋体字。

 2、年份:用 3 号阿拉伯数字标注,应标全称,用六角括号“〔〕”括入 。

 3、发文顺序号:用 3 号阿拉伯数字标注,后加“号”字,由发文单位一年内制发文件的统一流水号编排。

 (四)上报的公文,应在横线上方左侧标注字号,右侧注明签发人。签发人:编排在发文机关下空二行右侧位置,与发文字号同处一行,右空一字,后加全角冒号和签发人姓名,使用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

 (五)公文标题应准确简要概括公文的主要内容,并准确标明公文的种类。公文标题中除制度、规定名称加书名号外,一般不用标点符号。

 标题:编排在红色分隔线下空二行位置,使用2号华文中宋(国标推荐使用小标宋体字),分一行或多行居中排布,如标题字数较多,使用梯形或菱形排列,注意词组、名词连贯。

 (六)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

 主送单位:编排在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,

 名称后标全角冒号,使用3号仿宋体字。

 (七)正文:编排在主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,使用3号仿宋体字 (八)公文如有附件,应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和全称。

 (九)公文除会议纪要外,一律加盖印章。印章居中下压署名和成文日期,署名和成文日期居印章中心偏下位置。联合发文,按照发文单位的顺序排列,两印章间互不相切或相交,署名的左右排列顺序与发文单位标志中的排列顺序一致,最后1个印章居中下压发文单位署名和成文日期;成文日期的编排格式与单一单位行文一致。

 (十)附注:编排在成文日期下空一行位置,居左空二字加圆括号。公文的公开属性标注在附注位置。“请示”应当同时标注联系人的姓名和电话 六、会议纪要格式

 (一)纪要格式纪要标志:由“××××××纪要”组成,居中排布,使用红色华文中宋加粗(国标推荐使用红色小标宋体字),字号大小自定;其距离上边缘为35mm。

 (二)发文字号居中编排中发文单位标志下空二行位置”,居中排布,用3号阿拉伯数字标全年份和发文顺序号,后加“号”字。

 (三)纪要不加盖印章,印发单位编排在发文字号下空一行居左,左空一字位置,用3号仿宋体字 (四)印发日期编排在发文字号下空一行居右,右空一字位置,用3号阿拉伯数字标全年、月、日。

 (五)标题和正文格式与平行文正文格式一致。

 (六)专题会议“出席”人员编排在正文下空一行左空二字,用3号黑体字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

 (七)另起一行将“出席”二字改为“记录”二字,编排方法同出席人员。

 (八)其他会议(如例会、总经理办公会议)。

 1、“出席”人员编排在标题下空一行左空二字,用3号黑体字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人员姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

 2、“请假人员”编排,另起一行将“出席”二字改为“请假人员”二字,在“请假人员”后面用括号“()”注明请假原因,编排方法同出席人员。

 3、“记录人”另起一行将“出席”二字改为“记录人”。用3号黑体字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注“记录人”姓名。

 (九)附注编排在下空一行位置,居左空二字加圆括号 (十)纪要版记:编排在最后一面,分送单位标注在首条分隔线和末条分隔线中间居左,左空一字的位置,不加印发单位和印发日期。

 七、收文办理

 (一)收文办理指对收到文件的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序。

 (二)公司收到文电后,统一由办公室呈报总经理,办公室根据总经理批示的承办部门分发给各相关部门。涉及几个部门共同办理的文件,分文时应确定主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。各部

 门收到的文电或开会带回的重要会议文件,交由办公室统一登记处理。

 (三)机要文电由办公室负责保管、运转,当天送出、当天收回。

 (四)承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的文件,应迅速退办公室并注明理由。

 (五)各部门收到公司批办的重要文件或公司领导批示的文电,要先经部门分管领导阅批,再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商办理。

 (六)文件由主办部门办毕后交办公室归档。

 (七)审批公文,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

 (八)各部门承办的文件,应及时处理。特急文件要随到随办,急件应在三天内办完,一般文件七天内办完。

 (九)对重要的和有时限要求的文电,办公室要负责催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。除办公室负责催办外,承办部门的领导也要及时催办,并将办理情况及时向有关方面反馈。

 八、发文办理

 (一)发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、会签、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、分发、归档等程序。

 (二)草拟公文应做到:

 1、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

 2、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引用标题,后引发文字号,并加括号。引用外文应当注明中文含义。使用简称时,一般先用全称,并注明简称。

 3、文中结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,第一层用黑体字、第二层用楷体字加粗、第三层和第四层用仿宋体字标注 4、必须使用国家法定计量单位。

 5、公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签;为加速文件运转,会签时应注明会签时间和退文时间。

 6、各级领导要对文电稿进行全面审核,严格把关。公司发文在呈送领导签发前,应交办公室进行核稿;办公室要指定专人负责对本单位草拟的文件(公司发文及部门发文)进行初核,对不符合要求的文件应及时退回经办人修改或重办。

 核稿的重点是:

 (1)是否需要行文,行文方式是否妥当; (2)有关部门、单位是否已协商、会签; (3)提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行; (4)公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定。

 7、签发 (1)公司对外发文一律先送分管领导审核,再送总经理签发。

 (2)已签发的文电如需改动,须重新请原签发领导审定。

 (3)凡公司支部会议、总经理会议、办公会议、专题办公会议等公司性会议形成的纪要,都需经办公室统一编号,由会议主办部门负

 责整理分发。

 十、公文归档

 (一)公文办理完毕后,应当送办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。

 (二)联合办理的公文,定稿由主办单位归档。

 (三)具有长期或永久保存价值的电子文件,须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

 (四)公司各部门按照有关规定向公司档案部门移交整理完毕的文件。

 十一、考核

 公司办公室是公文处理的管理机构,负责对公司公文处理工作检查、考核和培训,并负责指导各部门公文处理业务。

 十二、其他

 (一)本办法由办公室负责解释。