公文管理制度
1 目的
为提高公文处理工作效率和公文质量，使公司的公文处理规范化、标准化、程序化，特制定本制度。
2 适用范围
本公司所有行文、公文法办均依照本制度执行。
3 主要职责
3.1 本办法由人事行政部负责制定、修改、完善以及解释说明。
3.2 人事行政部是公司公文处理的管理机构，并负责指导各部门的公文处理工作。
3.3 公司各部门应配备专职或兼职人员负责公文处理工作。
4 工作程序
4.1 公文种类，公文种类包括：决定、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要及签报等。
4.2 公文格式，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报、抄送单位（部门）等部分组成。
4.2.1 发文机关应当写全称或者规范化简称，联合行文，主办单位（部门）应当排列在前。
4.2.2 发文字号包括公司简称（友谊金石谷俱乐部）、主办单位（部门）代字、年份、序号，年份应完整，并用中括号，如人事行政部发文，则：友金字[2009]10号。联合发文，按发文顺序排列编号。
4.2.3 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
4.2.4 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，标题中除规章名称或转发文加书名号外，一般不用标点符号。
4.2.5 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前标明附件顺序和名称。
4.2.7 公文主送、抄报、抄送单位一般用全称，如用简称，应用规范化简称。
4.2.7 公文除会议纪要外应加盖公司印章，用印位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要齐年月日。
4.2.8 成文时间，以公司领导签发的日期为准。
4.2.9 公司的公文应加注主题词；上报的公文应按照规范标注主题词。主题词又叫关键词，是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。
4.3 纸型和字体要求 4.3.1 文件纸型使用 A4 纸，正文使用 A4 文头纸；附件也按 A4 纸的大小及字数、行数打印。标题字体为黑体小二号字，文号签发人、主送单位、正文、落款日期、主题词、抄送等均为楷体小三号字。
4.4 行文规则 4.4.1 公司各部门的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。
4.4.2 公司在职权范围内，可向上级单位逐级行文，不能越级行文。行文应主送一个上级机关，如需要其它相关的上级机关阅知，可以抄报。
4.4.3 各部门的重要行文，应当同时抄送上级对应主管部门。
4.4.4 公司各部门不得以各自名义越级对上级行文，一般不得越级请示。
4.4.5 公文稿一般由发文部门起草，公司各部门可依据职权范围代表公司起草公文稿。
4.4.6 各部门要不断提高公文处理水平，努力提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。
4.5 公文办理分收文和发文两类。收文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文管理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
4.5.1 收文办理 4.5.1.1 登记。包括：来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事务性来文可视情况确定是否登记。公司内、外来文，均由人事行政部文书负责签收、拆封、登记，送人事行政部负责人批办后送分管领导阅处。注明领导亲启件或上下级机关信函，原封登记后由领导本人拆阅。
4.5.1.2 需要办理的公文，人事行政部应提出拟办意见，分送领导指示或送有关部门，主送公司各部门的公文，由各部门办理。需要两个以上部门办理的应确定一个主办部门。
4.5.1.3 承办部门应当抓紧办理、不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。
4.5.1.4 实行公文催办制度。人事行政部要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
4.5.2 发文程序：主办部门承办人拟稿——承办人所在部门负责人核签——有关部门负责人会签（如需要）——人事行政部核稿——分管领导审阅签发——人事行政部登记编号——人事行政部封发（见附件二）。OA 文件发文程序执行本条规定。
4.6 公文起草要求 4.6.1 符合国家的法律、法规和方针，符合上级机关的政策及公司的有关规定。
4.6.2 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
4.6.3 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。如：你单位 2007 年 7 月 7 日《关于办理××的请示》（已收悉。
4.6.4 结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。
4.6.5 必须使用国家法定计量单位。
4.6.6 用词用字准确、规范。文字使用简称，一般先用全称，并注明简称。
4.6.7 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
4.6.8 按照分工负责的原则，谁主管的事由谁拟稿。
4.7 公文的签批
4.7.1 公文由公司分管领导签发，重要的或涉及面广的，必须由总经理总经理或者主管副总签发。
4.7.2 公文送领导签发之前，由人事行政部审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针政策及公司有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。
在不改变原意情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工，需对文稿进行重大修改时，提出修改意见由经办人（主办部门）修改。
4.8 公文的会签，公文稿中凡有涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。会签文稿均以会签部门负责人签字为有效。会签应注意以下事项：
4.8.1 公司行文（向上级行文及向下级行文），由主办部门送转会签。有关部门如有不同意见，应当在协商之后再报公司主管领导。如经协商仍不能取得一致意见，应当如实上报主管领导。
4.8.2 公司与其它外单位会签，由主办部门指定专人承办。若外单位对会签公文有较大的改动，应重新送公司领导审批。
4.8.3 外单位送我公司会签的文稿，先由主办部门提出意见，然后按公司发文程序办理。
4.8.4 上报的公文，如有关部门意见不一致，应当如实反映。
4.9 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及保密纪律，确保党和国家、公司秘密的安全。凡泄露或出卖秘密公文的，将根据国家的有关条款严肃处理。
4.10 公文立卷、归档和销毁 4.10.1 公文办完后，应当根据国家档案法以及《友谊集团档案管理标准》的有关规定，由人事行政部及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，个人不得保存应当归档的公文。
4.10.2 没有归档和查存价值的公文，经过鉴别和部门主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当履行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。